Zo berekent u de verborgen kosten van het bezorgen van een pakket/document

bezorgen

Bij AMP Groep zijn we ervan overtuigd dat excellente service samengaat met het verlagen van (verborgen) kosten. Iets in één keer goed doen is vaak goedkoper dan iets over moeten doen.

Bij de analyse van de bezorgkosten van kwetsbare producten moet er niet alleen naar de factuur van de vervoerder gekeken worden. De echte besparingen zitten vaak in het uitsluiten van verborgen kosten. Deze kosten zitten meestal verstopt in budgetten van meerdere afdelingen. Heeft u ze gevonden, opgeteld en inzichtelijk gemaakt? Het zou zo maar kunnen dat u even goed schrikt.

In deze blog vertellen we u hoe u de totale kosten van een bezorgproces berekent. 

Stap 1. Praat met diverse afdelingen om de kostenbron te achterhalen. Welke problemen zorgen voor meer kosten?

Vaak raakt een dienst of proces direct of indirect meerdere afdelingen binnen een organisatie. Het is belangrijk dit goed in beeld te krijgen. Denk hierbij aan:

1. Bezorgdienst

De kosten van een vervoerder bestaan vaak uit:

-        Een succesvol bezorgd pakket
-        Een retourzending omdat de ontvanger twee maal niet aanwezig was
-        Het opnieuw laten bezorgen van beschadigde of vermiste pakketten

2. Magazijn

Bij een retourzending naar het magazijn worden er extra kosten gemaakt. Dit zijn vaak:

-        De arbeidskosten voor het inspecteren van de retour gekomen producten
-        Arbeidskosten voor inslag in de voorraad
-        De kosten van de vernietigde verpakking (doos, etiket, vulling, e.d.)

3. Klantenservice

Bij de afdeling Klantenservice worden vaak kosten gemaakt voor processen waar andere afdelingen verantwoordelijk voor zijn. Bijvoorbeeld:

-        Gesprekken met klanten die niet thuis waren
-        Gesprekken met klanten die hun bezorgafspraak willen wijzigen
-        Gesprekken met klanten die te maken hebben met beschadigingen

4. Kosten vermissingen en beschadigingen

Een vervoerder kan op verschillende manieren omgaan met vermissingen en/of beschadigingen. Zo kan er een prijs per kilo worden gerekend voor vermiste pakketten of de klant kan een verzekering afsluiten voor schade.

In beide gevallen worden er kosten gemaakt, zelfs als er geen sprake is van een vermissing en/of beschadiging.

5. Kosten misgelopen marge

Uit een onderzoek (van marketingfacts ) blijkt dat 48% van de consumenten wel eens een online ‘winkelmandje’ verlaat vanwege te weinig bezorgopties. Verder stopt een consument met een bestelproces door slechte of beperkte service. Een ontevreden klant kan zorgen voor veel misgelopen marge, vooral als de klant zijn ontevreden gevoel deelt met familie en vrienden.

In alle gevallen loop je marge mis. Dergelijke kosten worden ook wel opportunity costs genoemd. Deze kosten zijn moeilijk te meten, maar kunnen enorm oplopen.

De bovenstaande voorbeelden geven inzicht in ‘verborgen’ kosten. Door de processen van verschillende afdelingen kritisch te bekijken en deze processen te meten kan je de kosten omlaag brengen.

Stap 2. Bereken de integrale kosten

Door de (verborgen) kostencategorieën inzichtelijk te maken kunnen we eenvoudig de integrale kosten berekenen:

Een fictief rekenvoorbeeld: 

Directe bezorgkosten

Hoe vaak per jaar 

Kosten per keer 

Totale kosten 

 Bezorging succesvol

 100

 6

600

Niet succesvolle bezorgingen

  10

6

60

Opnieuw bezorgen bij vermissingen

    2

 6

 12

Magazijnkosten

 

 

 

Goederen inspectie retouren 

10

3

30

Inslag in de voorraad van retouren

10

2

20

Kosten van de vernietigende verpakking

10

2

20

Klantenservice

 

 

 

Klanten niet thuis en willen nieuwe afspraak

10

5

50

Klanten die hun afspraak willen wijzigen

5

5

25

Beschadigingen/vermissingen

 

 

 

Kosten niet gedekt door leverancier  

2

50

100

Kosten misgelopen marge

 

 

 

Afgehaakte klanten voor en tijdens bestellen

2

125

250

Klanten die niet terugkeren door slechte service

2

125

250

Totale kosten

 

 

1.417

Totaal aantal succesvolle bezorgingen

 

 

100

Totale kosten per succesvolle bezorging

 

 

€ 14,17

De totale kosten in dit voorbeeld nu € 14,17 per bezorging, terwijl de directe kosten van de leverancier € 6 zijn.

Stap 3. Selecteer de leverancier die onder aan de streep het goedkoopste is

Met het bovenstaande rekenmodel kan je berekenen welke leverancier onder aan de streep het goedkoopst is. Een bezorgservice raakt immers meerdere aspecten van de bedrijfsvoering. Door die aspecten mee te nemen in je analyse krijg je ook inzicht in de minder zichtbare kosten die met de bezorgservice gemoeid zijn.

AMP Groep vertelt u graag wat het bezorgen van kwetsbare producten en documenten bij ons onder aan de streep kost. 

Benieuwd wat onze zorgvuldigheid
voor u kan betekenen?

navigation